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Incertidumbres sobre el futuro del E-procurement

Traducción castellana de Ana María Pérez París.

Según un estudio realizado por un equipo de investigadores universitarios, la mayoría de las empresas se están mostrando indecisas ante la posibilidad de invertir en tecnología aplicada a procesos de aprovisionamiento y compras por Internet (e-procurement).

Este trabajo, conocido por el título de "E-Procurement Benchmark Survey" (estudio comparativo sobre los procesos de e-procurement), se basa en datos recopilados a partir de una serie de encuestas realizadas durante el primer trimestre del año 2001 y ha sido dirigido por Mahendra Gupta de la "Olin School of Business", Facultad de Ciencias Empresariales de la Universidad de Washington de San Luis (Misuri), Richard Palmer de la Universidad de Eastern Illinois y Antonio Dávila de la Universidad de Standford. En dicho estudio, se ha investigado la difusión de cuatro modelos de tecnología aplicada a procesos de e-procurement: los sistemas e-procurement, los mercados virtuales, las subastas electrónicas B2B y las agrupaciones de compras a través de Internet, y se ha concluido que el 38% de los encuestados utiliza uno o más de uno de estos cuatro tipos de tecnología aplicada al e-procurement, mientras que el 13% se está planteando la posibilidad de adoptar alguno de estos modelos. Además, según los resultados de este trabajo, aproximadamente el 43% de los encuestados utiliza o piensa utilizar un sistema e-procurement, el 24% prefiere recurrir a los mercados virtuales, el 20% se inclina por las subastas electrónicas B2B y el 14%, por las agrupaciones de compras a través de Internet.

Por otro lado, el modelo de sistema e-procurement más extendido se basa en el uso de software adquirido de un tercero; en cambio, las subastas electrónicas se utilizan principalmente en grandes empresas nacionales e internacionales, mientras que los mercados virtuales gozan de mayor aceptación entre los organismos públicos, las instituciones docentes y las organizaciones sin ánimo de lucro.

En definitiva, las empresas que utilizan uno de estos cuatro modelos de tecnología han canalizado cerca de un 3% de sus gastos a través de mecanismos de e-procurement. No obstante, hay que tener en cuenta que las empresas que han invertido en esta tecnología esperan que se produzca un incremento considerable de los gastos canalizados a través de este tipo de procesos y, en consecuencia, es de esperar que, durante los próximos dos años, los gastos por compras realizadas mediante sistemas e-procurement aumenten alrededor de un 445%, los que se derivan de transacciones a través de mercados virtuales un 116% aproximadamente y los que se generan mediante subastas electrónicas B2B cerca de un 370%.

Sin embargo, en este momento, la mayoría de los procesos de e-procurement se realizan a pequeña escala, pues, según dicho estudio, la mayor parte de los gastos que un gran número de empresas canaliza a través de mecanismos de e-procurement corresponden a compras de bienes indirectos y de escaso valor como, por ejemplo, material de oficina, ordenadores y compras de tipo MRO (mantenimiento, reparaciones y operaciones) en las que suelen ser menos sustanciosos los beneficios adicionales que se derivan del apalancamiento de las compras y la estandarización que posibilita la tecnología aplicada a procesos de e-procurement. Por lo tanto, sólo un número reducido de encuestados adquiere cantidades considerables de existencias o bienes de equipo a través de sus sistemas e-procurement o mediante subastas en línea. Así pues, de acuerdo con este trabajo, es evidente que la tendencia de algunas empresas a limitar gastos y su incapacidad a la hora de aplicar procesos de e-procurement para realizar compras que no sean de bienes indirectos y de escaso valor repercuten negativamente en la viabilidad económica de muchos proveedores de soluciones basadas en el e-procurement.

En este sentido, Richard Palmer afirma que el gran desafío para los proveedores de soluciones basadas en el e-procurement consiste en tratar de integrar su tecnología en procesos de inventario; a eso, añade que, si esto no es posible en un plazo de tiempo razonable, el interés comercial por esta tecnología podría disminuir considerablemente, pues las grandes inversiones en tecnología y recursos no se justifican con el apalancamiento de compras de artículos de escaso valor como, por ejemplo, material de oficina.

En definitiva, las cinco cuestiones que más preocupan a los encuestados son las siguientes: la integración de soluciones e-procurement en sistemas antiguos, también denominados "legacy systems", y en sistemas de información ERP; la falta de una normativa que regule el uso de este tipo de tecnología; la posibilidad de hacer negocios con vendedores anónimos; la falta de conciencia en torno a las soluciones que satisfacen mejor las necesidades de una empresa; y el hecho de que las empresas no estén preparadas para adoptar la tecnología aplicada al e-procurement. En este sentido, las empresas que no participan de los procesos de e-procurement ven en esta tecnología una gran amenaza a la seguridad de sus sistemas y a la integridad de sus datos. Además, con respecto a cualquiera de los modelos de tecnología aplicada al e-procurement, las empresas reconocen que su principal preocupación es la falta de participación en este tipo de procesos por parte de los proveedores.

La Asociación Nacional de Gerentes de Compras (NAPM) y la empresa Forrester Research, Inc. han estado investigando la actividad en línea tanto en empresas manufactureras como en empresas de servicios y, en su tercer informe publicado en julio de 2001, han concluido que casi un 73% de las empresas utiliza Internet para realizar compras de bienes indirectos, lo que supone un incremento con respecto al 71% del trimestre anterior; mientras que, durante el mismo período, el 54% de los compradores se ha servido de la Red para comprar bienes directos, lo que representa un incremento en relación con el nivel del 46% registrado en el trimestre anterior. En definitiva, según dicho informe, los compradores en línea han canalizado el 9’8% del total de sus pedidos de bienes directos a través de Internet.

Como afirma Edith Kelly-Green, vicepresidenta y responsable de la gestión de suministro y compras de FEDEX: "Muchas de las empresas que utilizan nuestros servicios juzgan el impacto total de esta coyuntura económica desde diferentes puntos de vista sobre los avances conseguidos. Así pues, aunque la tendencia general es positiva, creo que ahora hay una mayor inclinación hacia la prudencia, antes de intentar hacer grandes progresos en este terreno. Ahora bien, esto no significa que se esté estudiando de nuevo el objetivo de adoptar este tipo de tecnología, sino que su consecución probablemente va a llevar más tiempo del que se había previsto en un principio".

Por otro lado, en el informe mencionado anteriormente, también se muestra que la utilización de subastas en línea se ha extendido considerablemente: más del 20% de las empresas ha adquirido productos o servicios a través de subastas en línea, lo que supone un aumento con respecto al 15% del trimestre anterior. En cambio, según el mismo informe, el número de empresas que adquieren grandes volúmenes mediante la colaboración en línea con sus proveedores ha descendido al46 % en relación con el 56% que se había registrado en el trimestre anterior. Al mismo tiempo, la participación de compradores de pequeños volúmenes en la actividad comercial en línea se ha incrementado en un 41% con respecto al 35% aproximadamente del trimestre anterior.

En conclusión, según Bruce Temkin, director del grupo de investigación sobre los procesos de e-procurement de la empresa Forrester Research, Inc., "el uso de Internet como medio para realizar compras continúa extendiéndose; si bien ha dejado de ser la panacea, pues los compradores se han dado cuenta de que recurrir al e-procurement resulta más complicado que navegar por los sitios Web de los proveedores. Por eso, hay un número creciente de empresas que deciden cambiar sus prácticas de aprovisionamiento y se tropiezan con ciertas dificultades a la hora de adaptar sus sistemas de compras". Recordemos que el informe en cuestión se basa en datos que se han obtenido a partir de las respuestas ofrecidas por los responsables de la gestión de suministro de empresas manufactureras y de servicios.

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